RODO i powierzenie danych dropshipping B2B
Wersja: 2026-06-06
Ten dokument jest roboczym opisem zasad powierzenia danych w programie dropshippingowym B2B i wymaga weryfikacji prawnej przed publikacja. Ma uzupelniac regulamin programu oraz akceptacje dokumentow zapisywana przy rejestracji.
Role stron
- Dropshipper pozostaje administratorem danych klienta koncowego w zakresie swojej sprzedazy, obslugi klienta, rozliczen, zwrotow i reklamacji.
- DrogeriaCoco przetwarza dane klienta koncowego jako podmiot przetwarzajacy w zakresie potrzebnym do wykonania uslugi logistycznej i obslugi zamowienia.
- Jezeli DrogeriaCoco przetwarza dane rowniez na podstawie wlasnego obowiazku prawnego, np. ksiegowego, podatkowego albo obrony roszczen, zakres ten powinien byc opisany osobno.
Zakres danych
- Dane odbiorcy przesylki: imie, nazwisko, adres dostawy, telefon i e-mail.
- Dane logistyczne: numer zamowienia, identyfikatory produktow, status realizacji, informacje o przesylce, etykieta kurierska i dane przewoznika.
- Dane reklamacyjne: opis problemu, zdjecia, korespondencja i informacje potrzebne do rozpatrzenia zgloszenia.
- Dane firmy dropshippera: firma, NIP, adres, osoba kontaktowa, e-mail i telefon.
Cel i instrukcje przetwarzania
- Dane sa przetwarzane w celu przyjecia zamowienia, kompletacji, pakowania, nadania przesylki, obslugi zwrotu, reklamacji, kontaktu operacyjnego, rozliczenia zamowienia i wykonania obowiazkow prawnych.
- DrogeriaCoco przetwarza dane klientow koncowych wylacznie na udokumentowane polecenie dropshippera, chyba ze obowiazek przetwarzania wynika z prawa.
- Zlozenie zamowienia, przekazanie danych dostawy, przekazanie etykiety albo zgloszenie reklamacji stanowi instrukcje przetwarzania w zakresie potrzebnym do obslugi danej sprawy.
Bezpieczenstwo i poufnosc
- Dostep do danych powinny miec tylko osoby, ktore potrzebuja ich do realizacji zamowien, obslugi klienta, reklamacji, rozliczen albo obowiazkow prawnych.
- Osoby upowaznione do przetwarzania danych powinny byc zobowiazane do poufnosci.
- Dane klientow koncowych nie powinny byc wykorzystywane do marketingu, profilowania ani komunikacji niezwiazanej z realizacja zamowienia bez odrebnej podstawy prawnej.
- Pliki etykiet i XML powinny byc przechowywane w katalogach niepublicznych, a dostep do nich powinien wymagac uprawnien albo indywidualnego tokenu.
Podwykonawcy
- W realizacji zamowien moga uczestniczyc podwykonawcy, w szczegolnosci przewoznicy, operatorzy hostingu, dostawcy poczty, narzedzia magazynowe i operatorzy systemow sklepowych.
- Dane moga byc przekazywane podwykonawcom tylko w zakresie niezbednym do realizacji zamowienia, wysylki, reklamacji, utrzymania systemu albo obowiazkow prawnych.
- Jezeli wymagaja tego przepisy albo umowa stron, lista kategorii podwykonawcow powinna zostac doprecyzowana w zalaczniku do dokumentu.
Pomoc administratorowi
- DrogeriaCoco powinna w rozsadnym zakresie pomagac dropshipperowi w obsludze zadan dotyczacych danych klienta koncowego, jezeli dotycza one realizowanego zamowienia.
- Dotyczy to w szczegolnosci sprostowania danych dostawy przed wysylka, informacji o statusie zamowienia, reklamacji, naruszen ochrony danych i usuniecia albo ograniczenia danych, gdy jest to mozliwe oraz zgodne z obowiazkami prawnymi.
Naruszenia i retencja
- Podejrzenie naruszenia ochrony danych powinno byc zgloszone drugiej stronie bez zbednej zwloki po jego wykryciu.
- Okres przechowywania danych powinien wynikac z obowiazkow ksiegowych, podatkowych, reklamacyjnych, dowodowych i prawnych.
- Po ustaniu podstawy przetwarzania dane powinny zostac usuniete, zanonimizowane albo zwrocone, jezeli jest to technicznie mozliwe i zgodne z prawem.
Audyt i dokumentacja
- Strony powinny przechowywac potwierdzenia akceptacji dokumentow, wersje dokumentow, daty akceptacji, IP i user-agent.
- Na uzasadniony wniosek dropshippera DrogeriaCoco moze udzielic informacji potrzebnych do wykazania zgodnosci przetwarzania w zakresie programu dropshippingowego.